Häufige Fragen

Wie kann ich eine neue Terminvorlage anlegen?

Zuerst legst du in der Terminkategorie fest, welche Termine später im Kalender buchbar angezeigt werden sollen.
Hinterlege eine Beschreibung, definiere die Ansichtsoptionen im Modul und entscheide, ob der Kunde eine Buchungsanfrage stellen muss oder direkt mit Buchungsbestätigung buchen kann.

1. Anschließend navigierst du zu Einzeltermine > Übersicht und klickst oben rechts auf „Anlegen“.
2. Wähle die passende Terminkategorie aus, den Dozenten für den Einzeltermin und lege fest, wie lange der Termin dauern soll, ob er nahtlos aneinander buchbar ist oder ob Wechselzeiten benötigt werden. Bestimme außerdem, wie kurzfristig der Termin gebucht werden kann (Vorlaufzeit).
3. Im Reiter “Tage” kannst du die buchbaren Zeiten festlegen, in denen diese Terminvorlage später verfügbar sein soll.
4. Im Reiter “Preise” definierst du die Preiskonditionen.
5. Nach dem Speichern steht die Vorlage für Buchungen zur Verfügung.

Wie kann ich Kunden die Onlinebuchung von Einzelterminen ermöglichen?

Damit Kunden Termine online buchen können, aktiviere zunächst die Terminkategorie sowie die erstellte Terminvorlage. Integriere anschließend das Terminmodul an der gewünschten Stelle auf deiner Webseite. So können Kunden direkt im Kalender ihren Wunschtermin auswählen und buchen. Nach der Buchung erhalten sie sofort eine Bestätigung, und der Termin wird im Kalender automatisch blockiert, um Doppelbuchungen zu vermeiden (außer bei Buchungsanfragen - diese werden zunächst von einem Mitarbeiter bestätigt).

Wie kann ich meine verfügbaren Zeiten für Einzeltermine festlegen?

In den Einzelterminvorlagen > Zeiten kannst du Zeitfenster definieren, in denen Kunden Termine buchen dürfen. Wähle Wochentage, Uhrzeiten und ggf. Pausenzeiten aus. Eine Datum-Verknüpfung ist optional ebenfalls möglich, wenn du spezielle Events anbieten möchtest. kutego^® zeigt im Onlinekalender ausschließlich diese Zeiträume an, sodass deine verfügbaren Slots automatisch berücksichtigt werden. Bist du parallel als Kursleiter eingetragen, werden diese Zeiten automatisch erkannt und blockiert.

Wie kann ich eine Terminbuchungsanfrage aktivieren?

Wenn du Termine zunächst prüfen möchtest, bevor sie verbindlich bestätigt werden, aktiviere in der Termin-Kategorie den Schalter „Buchungsanfrage“. Sobald eine Anfrage eingeht, wirst du per E-Mail benachrichtigt. Du kannst die Anfrage unter 1:1-Termine > Anfragen annehmen oder ablehnen. Nach Bestätigung wird der Termin automatisch im Kalender eingetragen und der Kunde erhält die Bestätigungsmail.

Wo sehe ich meine offenen Terminbuchungsanfragen?

Alle eingegangenen Buchungsanfragen findest du unter 1:1-Termine > Anfragen. Dort kannst du die Anfrage prüfen und sie mit einem Klick annehmen oder ablehnen. Bei Annahme wird der Termin automatisch in deinen Kalender übernommen und der Kunde erhält eine Bestätigungsmail.

Wie kann ich Termine verschieben oder absagen?

Rufe das Dashboard auf und wähle den gewünschten Termin aus. Klicke anschließend auf „Bearbeiten“ oder „Absagen“. Wenn du den Termin verschieben möchtest, kannst du ein neues Datum sowie eine neue Uhrzeit festlegen. kutego^® benachrichtigt den Kunden automatisch über Änderungen oder Absagen per E-Mail oder SMS. Dadurch bleibt die Kommunikation klar und transparent.

Wie kann ich einen Kunden einem bestehenden Termin hinzufügen?

Öffne die Teilnehmerliste des gewünschten Termins und klicke auf „Teilnehmer hinzufügen“. Wähle den Kunden aus oder lege ihn neu an. Nach dem Speichern kannst du über das blaue Warenkorb-Symbol die Rechnung für den Teilnehmer erstellen. Dadurch wird die Buchung automatisch generiert, und der Kunde erhält umgehend eine Buchungsbestätigung.

Wie kann ich sehen, welche Termine bezahlt sind und welche noch offen sind?

Im Dashboard-Kalender kannst du den Status jeder Buchung anhand der farblichen Markierung des linken Punkts leicht erkennen: Grün steht für bezahlte Termine, Orange für offene Buchungen und Blau für Termine, bei denen noch keine Rechnung gestellt wurde.

Wie kann ich Termine abrechnen oder Rechnungen erstellen?

Normalerweise wird ein Kunde direkt über das Anlegen der Rechnung in den Einzeltermin eingebucht. Alternativ kannst du zunächst den Termin im Dashboard anlegen und die Rechnung zu einem späteren Zeitpunkt stellen. Wenn du diese Einzeltermine abrechnen möchtest, öffne den jeweiligen Termin und wähle den blauen Button „Rechnung anlegen“. kutego^® übernimmt automatisch alle Termin- und Kundendaten in die Rechnung.

Wie kann ich Termine aus dem Kalender löschen?

Einzeltermine können nur gelöscht werden, solange keine Buchung oder Rechnung damit verknüpft ist. Öffne den Termin und klicke auf „Löschen“. Wenn bereits Buchungen existieren, kannst du den Termin nur absagen.
kutego^® informiert alle betroffenen Kunden automatisch über die Absage.

Wie kann ich meine Termine nach Mitarbeiter oder Standort filtern?

In der Kalenderansicht kannst du über die Filterleiste nach Mitarbeiter, Standort und Terminkategorie filtern. So erhältst du gezielte Übersichten – z. B. alle Termine eines bestimmten Dozenten oder aller Termine eines Standorts.

Wie kann ich verhindern, dass Termine doppelt vergeben werden?

kutego^® blockiert automatisch Zeiträume, in denen ein Dozent oder Kursleiter bereits belegt ist. Zusätzlich kannst du deinen privaten Kalender in kutego^® importieren, um dich in diesen Zeiten automatisch für Terminbuchungen zu sperren. Sollte ein Mitarbeiter aufgrund von Krankheit oder Urlaub für einen bestimmten Zeitraum nicht verfügbar sein, kannst du unter “Unternehmen > Abwesenheiten” eine entsprechende Abwesenheit eintragen. Diese verhindert ebenfalls die Buchung von Terminen für den betreffenden Mitarbeiter. Darüber hinaus kannst du für einen Standort eine “Schließzeit” festlegen – Termine, die diesen Standort in der Vorlage eingetragen haben, sind während dieser Zeit automatisch nicht buchbar. Dadurch werden Doppelbuchungen zuverlässig vermieden, selbst bei paralleler Nutzung durch mehrere Mitarbeiter.

Wie kann ich Terminabsagen oder Umbuchungen automatisch kommunizieren?

Bei jeder Absage oder Umbuchung öffnet kutego^® automatisch ein Kommunikationsfenster. Du kannst dort die Vorlage verwenden oder eine individuelle Nachricht schreiben. Der Kunde erhält diese Information per E-Mail oder SMS und der Versand wird im Kommunikationsverlauf des Kundenkontos dokumentiert.
Falls ein Termin wegen der Abwesenheit eines Mitarbeiters abgesagt wird (beim Eintragen der Abwesenheit kannst du optional festlegen, ob Termine in diesem Zeitraum storniert werden sollen), kann der Kunde optional eine entsprechende E-Mail-Benachrichtigung erhalten.

Wie kann ich Termine mit bestimmten Leistungen oder Produkten verknüpfen?

Wenn du bei einem Termin eine zusätzliche Leistung anbieten möchtest (z. B. Analyse, Beratung, Massage, E-Books, Futterdummy, Schwimmwindeln), kannst du dafür ein “Produkt” erstellen. Diese Produkte kannst du direkt in der Terminvorlage mit der Buchung verknüpfen. Dadurch hat der Kunde die Wahl, die Leistung optional hinzuzubuchen oder du definierst sie als Pflichtprodukt, das automatisch bei der Buchung hinzugefügt wird. So bleibt die Abrechnung klar, einheitlich und transparent.

Wie kann ich Mitarbeiter automatisch über neue Termine informieren?

Unter 1:1-Termine > Einstellungen kannst du die Info-Mails für An- und Abmeldungen aktivieren. Dadurch werden Kursleiter oder Dozenten automatisch benachrichtigt, sobald ein neuer Termin eingetragen oder ein Teilnehmer abgemeldet wird.
In der Terminkategorie > Einstellungen kannst du auch zusätzliche Mitarbeiter auswählen, die darüber informiert werden sollen (z.B. Büro). Unter Unternehmen > Mitarbeiter > Einstellungen kannst du einstellen, dass Mitarbeiter automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten, wenn ihnen ein neuer Termin zugewiesen wird. Diese Benachrichtigung kann optional deaktiviert werden, falls stattdessen direkt über das Dashboard gearbeitet wird.

Wie kann ich Kundinnen und Kunden an Einzeltermine erinnern?

Unter Terminvorlage > Erinnerung kannst du einstellen, dass Kunden automatisch am Vortag eine Termin-Erinnerung erhalten. Du kannst wählen, ob die Benachrichtigung per E-Mail oder SMS gesendet wird. kutego^® versendet die Nachricht zuverlässig und automatisch.

Wie kann ich mehrere Termine gleichzeitig anbieten (z. B. 5er-Karte)?

Du kannst individuelle Pakete mit deinen Angeboten erstellen. Zum Beispiel könntest du ein Termin-Bundle anbieten, bei dem 5 Termine zu einem vergünstigten Preis buchbar sind. Dazu legst du das entsprechende Paket an und verknüpfst es mit dem Modul auf deiner Webseite. Sobald ein Kunde ein Paket bucht, erwirbt er damit ein Kontingent (z. B. 5 Einzelcoachings), das er in seinem Kundenlogin unter “Pakete” direkt einsehen und Termine daraus buchen kann.

Kann ich einen Geschwisterrabatt einstellen?

Ja, dafür nutzt du den Teilnehmerrabatt in den Rabattregeln. Lege fest, ab wie vielen Teilnehmern der Rabatt greifen soll – zusätzliche Teilnehmer werden dann automatisch rabattiert.

Wie kann ich Frühbucherrabatte hinterlegen?

Wähle den Typ “Frühbucher” in den Rabattregeln und definiere den Zeitraum bis Kursbeginn, in dem der Rabatt gelten soll.

Kann ich auch kurzfristige Rabatte kurz vor Kursstart anbieten?

Ja, mit dem Typ Last Minute in den Rabattregeln kannst du festlegen, wie kurz vor Beginn ein Rabatt greifen soll.

Kann ich Rabatte nur für bestimmte Kurse oder Termine vergeben?

Ja, über das Feld Verknüpfung kannst du festlegen, ob die Regel für alle Angebote, bestimmte Kategorien oder einzelne Kurse/Termine gilt.

Kann ich mehrere Rabatte gleichzeitig kombinieren?

Ja, wenn du die Rabattregeln als kombinierbar definierst. So kannst du z. B. Frühbucher- und Teilnehmerrabatt kombinieren.

Kann ich Rabatte zeitlich oder in der Nutzung begrenzen?

Ja, du kannst sowohl einen Gültigkeitszeitraum als auch maximale Nutzungen (pro Kunde oder insgesamt) festlegen.

Kann ich eigene Rabattaktionen oder Gutscheine erstellen?

Ja, mit dem Typ Aktionscode kannst du individuelle Aktionslinks erstellen – ideal für Marketingaktionen oder QR-Codes.

Gilt der Treuerabatt auch ohne Buchungen?

Ja, der Treuerabatt basiert ausschließlich auf dem Registrierungsdatum des Kundenkontos, nicht auf bisherigen Buchungen.

Wann wird eine Rabattregel automatisch angewendet?

Sobald alle Bedingungen der Rabattregel erfüllt sind, wird der Rabatt automatisch im Buchungsprozess berücksichtigt – sowohl bei Online-Buchungen als auch bei Buchungen durch Mitarbeiter.

Können mehrere Rabattregeln gleichzeitig greifen?

Ja, das ist möglich – vorausgesetzt, die Regeln sind als kombinierbar definiert. So können z. B. ein Early-Bird-Rabatt und ein Teilnehmerrabatt gemeinsam angewendet werden.

Gilt eine Rabattregel für alle Angebote?

Das kannst du selbst festlegen. Rabattregeln können für alle Angebote, bestimmte Kategorien oder gezielt für einzelne Kurse bzw. Termine definiert werden.

Kann ich Rabattregeln nachträglich ändern oder deaktivieren?

Ja, Rabattregeln lassen sich jederzeit anpassen oder deaktivieren. Änderungen wirken sich nur auf zukünftige Buchungen aus – bestehende Buchungen bleiben unverändert.

Was ist der Unterschied zwischen einem Einzeltermin und einem Kurs?

Ein Einzeltermin (1:1-Termin) ist ein individuell buchbarer Termin zwischen einem Kunden und einem Dozenten – z. B. ein Coaching, eine Beratung, eine Massage oder eine Probestunde. Der Kunde wählt aus den verfügbaren Zeitfenstern des Dozenten selbst einen Slot aus. Ein Kurs hingegen hat feste Kurstage, an denen mehrere Teilnehmer gleichzeitig teilnehmen. Einzeltermine werden über Terminvorlagen und das Terminmodul angeboten, Kurse über Kurstermine und das Kursmodul.

Wozu brauche ich eine Terminkategorie – kann ich nicht direkt eine Terminvorlage anlegen?

Nein, eine Terminkategorie ist die notwendige Grundlage. Sie enthält alle übergreifenden Informationen, die für alle Terminvorlagen dieser Kategorie gelten: Bilder, Beschreibungstexte, Handouts, Ansichtsoptionen für das Terminmodul sowie die Einstellung, ob Termine direkt gebucht oder per Buchungsanfrage angefragt werden. In der Terminvorlage legst du dann nur noch die spezifischen Details fest wie Dauer, Vorlaufzeit, Preise und verfügbare Zeitfenster. Alle Terminvorlagen einer Terminkategorie werden später in einem Buchungskalender angezeigt.

Was ist der Unterschied zwischen einer direkten Buchung und einer Buchungsanfrage bei Einzelterminen?

Bei einer direkten Buchung wählt der Kunde einen freien Zeitslot und bucht ihn verbindlich. Er erhält sofort eine Buchungsbestätigung und Rechnung, der Termin wird im Kalender blockiert. Bei einer Buchungsanfrage wählt der Kunde ebenfalls einen Wunschtermin, dieser bleibt aber zunächst unverbindlich. Du wirst per E-Mail benachrichtigt und kannst die Anfrage unter Einzeltermine > Anfragen annehmen oder ablehnen. Erst nach deiner Bestätigung wird der Termin verbindlich gebucht und der Kunde erhält Rechnung und Bestätigung. Der angefragte Zeitslot wird in beiden Fällen sofort für andere Kunden gesperrt, bis die Anfrage abgelehnt wird.

Wie aktiviere ich die Buchungsanfrage für eine Terminkategorie?

Öffne die gewünschte Terminkategorie und aktiviere im Reiter “Einstellungen” den Schalter „Buchungsanfrage”. Ab diesem Zeitpunkt gehen alle Buchungen dieser Kategorie zunächst als Anfrage ein und müssen von dir manuell bestätigt werden.

Wo finde ich eingegangene Buchungsanfragen und wie bearbeite ich sie?

Alle eingegangenen Buchungsanfragen findest du unter Einzeltermine > Anfragen. Du kannst zwischen einer Listenansicht und einer Kalenderansicht wechseln. In der Listenansicht verwaltest du Anfragen über den Aktions-Button: Du kannst den Termin einbuchen und eine Rechnung erstellen, den Kunden kontaktieren, die Anfrage ablehnen oder den Status zurücksetzen. In der Kalenderansicht klickst du direkt auf den eingetragenen Termin und wählst die gewünschte Aktion. Ein braunes Ausrufezeichen in der Listenansicht weist darauf hin, dass der angefragte Zeitslot inzwischen anderweitig vergeben oder nicht mehr buchbar ist.

Was passiert mit dem Zeitslot, wenn ich eine Buchungsanfrage ablehne?

Solange eine Buchungsanfrage offen ist oder als gebucht markiert wurde, bleibt der angefragte Zeitslot für andere Kunden gesperrt. Erst wenn du die Anfrage aktiv ablehnst, wird der Zeitslot wieder freigegeben und kann erneut gebucht werden.

Wie lege ich die verfügbaren Zeitfenster für eine Terminvorlage fest?

Öffne die Terminvorlage und wechsle in den Reiter „Zeiten”. Dort definierst du die Wochentage und Uhrzeiten, an denen Kunden Termine buchen können. Zeiten, in denen der Dozent bereits als Kursleiter in einem Kurs eingetragen ist, werden automatisch ausgespart. Optional kannst du einzelne Termine mit einem spezifischen Datum verknüpfen, z. B. für besondere Veranstaltungen.

Wie verhindere ich, dass ein Dozent doppelt gebucht wird?

kutego® blockiert automatisch alle Zeiten, in denen ein Dozent bereits als Kursleiter oder für einen anderen Einzeltermin eingetragen ist. Zusätzlich kannst du unter Unternehmen > Abwesenheiten eine Abwesenheit für den Mitarbeiter eintragen – diese sperrt ihn automatisch für alle Terminbuchungen im eingetragenen Zeitraum. Außerdem können private Kalendertermine per iCal-URL unter Mein Profil > Account > Verknüpfte Kalender importiert werden, sodass auch private Termine automatisch im Terminmodul als nicht buchbar blockiert werden.

Wie importiere ich meinen privaten Kalender, damit private Termine das Terminmodul sperren?

Gehe zu Mein Profil > Account > Verknüpfte Kalender und füge dort die iCal-URL deines privaten Kalenders (z. B. Google Kalender, Apple Kalender) ein. kutego erkennt alle eingetragenen privaten Termine automatisch und blockiert diese Zeitfenster im Terminmodul, sodass Kunden sie nicht buchen können. Umgekehrt kannst du kutego®-Termine auch in deinen privaten Kalender exportieren.

Wie lege ich eine Vorlaufzeit fest, sodass Kunden Termine nicht zu kurzfristig buchen können?

Öffne die Terminvorlage und trage im Feld „Vorlaufzeit” die gewünschte Mindestzeit in Minuten ein, die zwischen dem Buchungszeitpunkt und dem Termin liegen muss – z. B. 1440 Minuten für einen ganzen Tag. Termine, die innerhalb dieser Frist liegen, werden Kunden im Onlinekalender nicht mehr als buchbar angezeigt.

Wie lege ich Pausen zwischen Terminen fest, z. B. für Vor- und Nachbereitung?

In der Terminvorlage kannst du im Abschnitt Zeiteinstellungen im Feld „Zeit zwischen den Terminen” eine Pausenzeit in Minuten definieren. Diese Pause wird automatisch nach jedem Termin im Kalender geblockt und ist für Kunden nicht sichtbar – sie sehen nur die buchbaren Zeitslots. Diese Funktion eignet sich z. B. für Übergabezeiten, Fahrtzeiten bei Hausbesuchen oder kurze Erholungszeiten zwischen Terminen.

Kann ich Anfahrtskosten automatisch zu einer Terminbuchung berechnen?

Ja. Aktiviere in der Terminvorlage die Funktion „Anfahrt berechnen” und hinterlege deine Startadresse sowie den Preis pro Kilometer. Der Kunde gibt bei der Buchung seine Rechnungsadresse ein, und kutego® berechnet automatisch die Entfernung (einfache Strecke) zwischen Start- und Zieladresse. Die Anfahrtskosten erscheinen dann automatisch als separater Rechnungsposten. Wenn du Hin- und Rückweg berechnen möchtest, gib den doppelten Preis pro Kilometer an.

Was ist der Unterschied zwischen „Preis pro Buchung” und „Preis pro Teilnehmer” bei Einzelterminen?

Bei Preis pro Teilnehmer zahlt jede Person, die an dem Termin teilnimmt, den vollen Preis. Das eignet sich z. B. für Gruppentraining, bei dem jeder Teilnehmer separat abgerechnet wird. Bei Preis pro Buchung wird der Termin als Zeiteinheit einmalig bezahlt – unabhängig davon, wie viele Teilnehmer teilnehmen. Das eignet sich z. B. für Coaching oder Beratung, bei der die Zeit des Dozenten bezahlt wird. Bei Preis pro Buchung kannst du zusätzlich eine maximale Teilnehmerzahl definieren. Ein Zeitslot kann immer nur einmal pro Buchung vergeben werden – mehrere Kunden können sich nicht unabhängig voneinander auf denselben Slot buchen.

Wie lege ich einen vereinfachten Buchungstunnel für kostenlose Einzeltermine fest?

In der Terminvorlage unter dem Reiter „Preise” kannst du für kostenlose Angebote den vereinfachten Buchungstunnel aktivieren. Damit müssen Kunden bei der Buchung nur ihren Namen und ihre E-Mail-Adresse angeben – ohne vollständigen Registrierungsprozess. Das senkt die Hemmschwelle für Anmeldungen bei kostenlosen Probestunden oder Beratungsgesprächen.

Wie binde ich das Terminmodul auf meiner Webseite ein?

Weise der Terminkategorie unter „Unterseite” die gewünschte Unterseite deines Webmoduls zu. Das Terminmodul erscheint jedoch nicht automatisch dort – du musst es manuell per Drag-and-Drop aus der Seitenleiste an die gewünschte Stelle auf der Unterseite ziehen. Für externe Webseiten steht ein iFrame-Code unter “Inhalte veröffentlichen” zur Verfügung.

Wie lege ich einen Termin manuell im Dashboard an, ohne dass sofort eine Rechnung erstellt wird?

Klicke im Dashboard auf den gewünschten Zeitpunkt im Kalender und wähle „Termin anlegen”. Der Termin wird eingetragen und der Zeitslot blockiert, aber es wird noch keine Rechnung erstellt. Um die Rechnung zu einem späteren Zeitpunkt nachzuholen, öffne den Termin im Dashboard und klicke auf den blauen Button „Rechnung anlegen”.

Wie buche ich einen Kunden direkt mit Rechnungserstellung in einen Einzeltermin ein?

Klicke auf „Rechnung anlegen”, wähle den Kunden aus und gib als Rechnungspositionstyp „Termin” an. Lege den gewünschten Zeitpunkt fest und speichere. Der Kunde wird automatisch in den Termin eingebucht, erhält eine Buchungsbestätigung mit allen Anhängen, und der Termin erscheint im Dashboard.

Wie erkenne ich im Dashboard auf einen Blick, welche Termine noch keine Rechnung haben?

kutego® zeigt im Dashboard-Kalender jeden Termin mit einem farbigen Punkt links: Blau bedeutet, es existiert noch keine Rechnung. Gelb bzw. Orange bedeutet, es liegt eine offene, noch unbezahlte Rechnung vor. Grün bedeutet, der Termin ist bezahlt. So siehst du sofort, bei welchen Terminen noch eine Rechnung erstellt werden muss.

Wie füge ich nachträglich einen weiteren Teilnehmer zu einem bestehenden Termin hinzu?

Öffne den Termin im Dashboard und klicke auf die Teilnehmerliste. Wähle dort „Teilnehmer hinzufügen” und suche den gewünschten Kunden oder lege ihn neu an. Nach dem Speichern kannst du über das blaue Warenkorb-Symbol direkt die Rechnung für den Teilnehmer erstellen. Der Kunde erhält automatisch eine Buchungsbestätigung.

Wie sage ich einen einzelnen Einzeltermin ab?

Öffne den Termin im Dashboard und wähle „Absagen”. kutego® informiert alle betroffenen Kunden automatisch per E-Mail oder SMS über die Absage. Der Versand wird im Kommunikationsverlauf des Kundenkontos dokumentiert. Löschen ist nur möglich, solange noch keine Buchung oder Rechnung mit dem Termin verknüpft ist.

Kann ein Kunde einen Einzeltermin selbst über das Kundenlogin abmelden?

Ja. Kunden können sich über ihr Kundenlogin von einem Einzeltermin abmelden, sofern du in der Terminkategorie keine zeitliche Abmeldefrist gesetzt hast oder diese noch nicht abgelaufen ist. Wichtig: Eine Abmeldung ist keine Stornierung. Sie dient lediglich als Information, dass der Kunde nicht erscheinen kann. Die Entscheidung über eine Erstattung oder Stornierung liegt immer bei dir und richtet sich nach deinen AGB.

Wie lege ich eine Abmeldefrist fest, nach der Kunden sich nicht mehr selbst abmelden können?

Öffne die Terminkategorie und trage im Feld „Abmeldung bis” ein, bis wann der Abmelden-Button im Kundenlogin sichtbar sein soll – z. B. 24 Stunden vor dem Termin. Nach Ablauf dieser Frist steht die Abmeldefunktion im Kundenlogin nicht mehr zur Verfügung und der Kunde muss dich direkt kontaktieren.

Wie richte ich Zugangsdaten für Webinare oder einen Link für Online-Einzeltermine ein?

Öffne die Terminvorlage und füge im Reiter „Optionen” unter „Zusätzlicher Infotext” den Zugangslink oder die Zugangsdaten ein. Diese Informationen werden automatisch in der Buchungsbestätigung und in der Terminliste im Kundenlogin des Kunden ausgegeben – ohne dass du sie manuell versenden musst.

Wie richte ich automatische Erinnerungen für Einzeltermine ein?

Öffne die Terminvorlage und wechsle in den Reiter „Erinnerungen”. Dort kannst du festlegen, dass Kunden automatisch am Vortag eine Erinnerung erhalten – wahlweise per E-Mail oder SMS. Die Erinnerung wird zuverlässig und automatisch versendet.

Wie stelle ich sicher, dass der Dozent automatisch über neue Terminbuchungen informiert wird?

Gehe zu Einzeltermine > Einstellungen und aktiviere die „An- und Abmelde-Info-Mail”. Damit wird der Dozent automatisch per E-Mail benachrichtigt, sobald ein neuer Termin eingebucht oder ein Teilnehmer abgemeldet wird. Zusätzlich kannst du in der Terminkategorie weitere Mitarbeiter (z. B. Büropersonal) hinterlegen, die ebenfalls benachrichtigt werden sollen.

Kann ich bei einem Einzeltermin Pflicht- oder optionale Zusatzprodukte verknüpfen?

Ja. In der Terminvorlage kannst du im Reiter „Produkte” beliebige Produkte verknüpfen. Pflichtkäufe erscheinen automatisch auf der Rechnung und können vom Kunden nicht abgewählt werden. Optionale Käufe werden dem Kunden im letzten Buchungsschritt angeboten und können frei hinzugebucht werden. So lassen sich z. B. Materialien, Analyse-Tools oder Zusatzleistungen direkt in den Buchungsprozess integrieren.

Kann ich benutzerdefinierte Abfragefelder im Buchungstunnel für Einzeltermine einrichten?

Ja. Gehe zu Unternehmen > Benutzerdefinierte Felder und lege dort Felder an, die du bestimmten Terminvorlagen zuordnest. So kannst du Kunden bei der Buchung gezielt nach ihrem Anliegen, Themenwünschen oder anderen relevanten Informationen fragen. Die Antworten sind anschließend in der Teilnehmerliste und im Kundenprofil unter „Teilnehmer” einsehbar.

Wie verwalte ich mehrere Buchungsanfragen gleichzeitig?

In der Listenansicht unter Einzeltermine > Anfragen kannst du mehrere Anfragen über die Checkboxen markieren und über den Tools-Button Massenaktionen ausführen: Status auf „offen” oder „gebucht” setzen, Anfragen löschen oder die Liste als CSV-Datei exportieren.

Kann ein Kunde mehrere Einzeltermine als Bundle zu einem vergünstigten Preis kaufen?

Ja. Lege dafür unter Pakete eine entsprechende Paketvorlage an und verknüpfe sie mit der Terminvorlage. Der Kunde kauft das Paket einmalig (z. B. fünf Einzeltermine) und kann die enthaltenen Termine anschließend flexibel über sein Kundenlogin unter „Pakete” buchen. Wenn du als Mitarbeiter einen Termin manuell im Dashboard anlegst und der Kunde ein aktives Paket besitzt, kannst du dieses direkt beim Hinzufügen des Termins auswählen – die Leistung wird automatisch auf das Paketkontingent angerechnet.

Wie kann ich Schließzeiten eines Standorts auch für Einzeltermine nutzen?

Trage die gewünschten Schließzeiten unter Unternehmen > Standorte > Schließzeiten ein. Alle Terminvorlagen, die diesem Standort zugeordnet sind, werden während der Schließzeiten automatisch als nicht buchbar gesperrt – ohne dass du jede Terminvorlage einzeln anpassen musst.

Kann ich verschiedene Mitarbeiter mit unterschiedlichen Zeitfenstern für Einzeltermine hinterlegen?

Ja. Du legst für jeden Mitarbeiter eine eigene Terminvorlage an und hinterlegst dort individuell die verfügbaren Zeitfenster. So kann z. B. Mitarbeiter A montags und mittwochs buchbar sein, während Mitarbeiter B dienstags und donnerstags verfügbar ist. Jede Vorlage ist fest mit einem Dozenten verknüpft.

Wie sehe ich alle Einzeltermine gefiltert nach Mitarbeiter oder Standort?

Im Dashboard-Kalender kannst du über die Filterleiste gezielt nach Mitarbeiter, Standort und Terminkategorie filtern. So erhältst du eine übersichtliche Ansicht aller Termine eines bestimmten Dozenten oder aller Termine an einem bestimmten Standort.